Tiago, não entendi o seu problema exatamente. Usando a gama de opções do Power Platform (PP), vocês pretendem substituir as soluções existentes por novas ou manter o legado otimizando com o PP?
Se o primeiro caso, acho mais complicado, já que soluções corporativas têm um nÃvel de complexidade que não sei se encaixariam na proposta "low-code" e "citizen developer" das ferramentas PP, por definição pela própria Microsoft.
Se o segundo caso, aà cabem muitas possibilidades:
- Para o problema do trabalho manual e falhas do processo, talvez o uso dos "Business Process Flows" do Power Automate já ajude. Se precisar integrar para que um fluxo cadastre dados no legado, pode-se usar também o Power Automate (web ou Desktop);
- Quantos aos emails para tudo é mais complicado. O problema é a quantidade de emails ou o conteúdo dos emails, que as pessoas não estão mais lendo? Se for a quantidade, os usuários podem ser treinados a criarem regras no Outlook para se organizarem; se for o conteúdo dos emails e não der para alterar na fonte, talvez mandar os emails para caixas controladas e usar Power Automate para interceptar os emails e dar algum tratamento mais adequado.
- Em qualquer caso, usar Power Apps ou até Power Virtual Agent (chatbot) para coletar dados pode ser uma boa opção para complementar os sistemas principais.
- Usuários gostam do Teams, se bem definido. Fica tudo junto, organizado nos times e canais especÃficos.
De todo modo, antes de começar, talvez definir bem a governança da coisa toda: quem pode criar, quem pode publicar em produção, onde essas soluções serão divulgadas, se terá treinamento, quem dará suporte, se haverá templates e temas corporativos, criar uma comunidade interna etc.
Não sou especialista em nada, começando em PP, só alguma experiência com projetos "low-code" e "citizen development", que já tiveram outros nomes no passado rs.
Sucesso!