Answered

Have a form update software count in list and update a showing related records.

(0) Share

Report

Posted on by golfnutt82

1,362

Hello again,
This is based on a previous post I made concerning how I would manage software and the licenses within the organization.
I have a form where I enter the software name and related information such as the Total Licenses for use by the company.

Here is the form where the software selected for the machine is displayed.
I would like the data table to be filtered by the chosen PC name.

Here is the list of what software was assigned to a user.

Is it possible to update the software Inventory List once I have assigned the software to the user from a Power App form?
Maybe run a workflow when the form is submitted or when a list item added or modified.
Got to get the math right in the Software Inventory New list.

Categories:

Building Power Apps

All responses (5)

Answers (1)

Sort by

v-qiaqi@microsoft.com Microsoft Employee on at

Like
a
(0)

Report
Copy link

Link copied!
Hi @golfnutt82,

Do you want to update the Software Inventory New list once you update the Software Users Inventory list?

Could you please share a bit more about your scenario?

Here is what I got from your description:

Once you submit a program name to Software Users Inventory list, you need to sub 1 to the remaining licenses and add 1 to the used licenses, right?

If so, I think you just need to set the OnSuccess property of the form as below:

Patch('Software Inventory_New',LookUp('Software Inventory_New', Program=Form1.LastSubmit.ProgramName.Value),{UsedLicenses:LookUp('Software Inventory_New', Program=Form1.LastSubmit.ProgramName.Value).UsedLicenses+1,RemainingLicenses:LookUp('Software Inventory_New', Program=Form1.LastSubmit.ProgramName.Value).RemainingLicenses-1})

To filter the DataTable based on selected PC name, please set the Items property as below:

Filter('Software Users Inventory',PCName.Value=DataCardValue_PCName.Selected.Value)
golfnutt82 1,362 on at

Like
a
(0)

Report
Copy link

Link copied!

Hello and thank you for your response.
I was able to resolve most of the filtering I spoke about. Thank you!

Trying to figure out how to perform the math function in a workflow to update the License count.
The company purchases a software and x number of licenses - Software Inventory New" list.
As the software is assigned to a user a license is subtracted from the Used Licenses column for that software title, updates the Remaining Licenses column and Total Software Licenses column is recalculated.
Moreover, when a PC is "Discarded" then all associated software licenses for that machine will update the Software Inventory list to reflect the available license count.
Hope that helps
golfnutt82 1,362 on at

Like
a
(0)

Report
Copy link

Link copied!

Here is an image of what I am trying to filter.

The top left form is the main form where the IT user is entering a piece of software, assigning it to a machine and choosing the user. The form on the right should then reveal how many licenses and other details from the chosen Program Name.
The DataTable below will be filtered based on what was chosen from the Main Form, which you have provided the filter solution.
I am trying to expand the filtering. This is what I have so far.
Filter(
'Software Users Inventory',
txtPCName = DataCardValue42.SelectedText.Value || txtProgramName = DataCardValue27.SelectedText.Value || InUse in cboInUse.SelectedItems
)
Verified answer

golfnutt82 1,362 on at

Like
a
(0)

Report
Copy link

Link copied!

I was able to figure out how to filter the form on the right based on the chosen program on the left.
In the Item property of the form on the right I entered: First(Filter('Software Inventory_New', Program = DataCardValue27.SelectedText.Value))

I now see this

Now to get the math done.
When the form is updated when a new license is given to a user it should update the list, which in turn should update the form on the right and the below DataTable.
SurfinPuff 4 on at

Like
a
(0)

Report
Copy link

Link copied!

Ja, es ist möglich, die Softwareinventarliste zu aktualisieren, sobald die Software einem Benutzer über ein Power App-Formular zugewiesen wurde. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von Power Automaten (früher bekannt als Microsoft Flow).
Hier sind die allgemeinen Schritte, um dies zu erreichen:
1. Erstellen Sie einen neuen Ablauf in Powerautomaten.
2. Setzen Sie den Auslöser in der Software-Zuordnungsliste auf „Wenn ein Element erstellt oder geändert wird“.
3. Fügen Sie eine „Get item“-Aktion hinzu, um die Informationen über die zugewiesene Software aus der Software-Inventarliste abzurufen.
4. Fügen Sie eine Aktion „Element aktualisieren“ hinzu, um das Feld Gesamtlizenzen in der Softwareinventarliste zu aktualisieren, indem Sie die Anzahl der dem Benutzer zugewiesenen Lizenzen abziehen.
5. Speichern und testen Sie den Ablauf.
Hier ist eine Beispielformel für die Aktion „Element aktualisieren“:
{ „Gesamtlizenzen“: sub(triggerBody()? [ 'Gesamtlizenzen'], items('Apply_to_each')? [ 'Zugewiesene Lizenzen' ] }
Diese Formel subtrahiert die Anzahl der dem Benutzer zugewiesenen Lizenzen (die aus dem aktuellen Element in der Softwarezuweisungsliste abgerufen wird) vom Feld „Total Licenses“ in der Softwareinventarliste.
Beachten Sie, dass Sie die Spaltennamen und Formeln an Ihre spezifischen Gegebenheiten anpassen müssen.
Wenn es um die Verwaltung von Software und Lizenzen innerhalb eines Unternehmens geht, ist ein effizientes System von entscheidender Bedeutung. Der Einsatz individuelle webentwicklung-Tools wie Power Apps kann definitiv dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren. Es ist schön zu sehen, dass Sie die Möglichkeit erkunden, den Prozess der Bestandsaktualisierung durch Workflows zu automatisieren, die durch Formularübertragungen oder Listenänderungen ausgelöst werden. Mit der richtigen Implementierung kann dies eine Menge Zeit und Mühe bei der Verfolgung von Softwarezuweisungen und-lizenzen sparen.